La dématérialisation dans le domaine des assurances !
Le principe
Aujourd’hui , 70% des échanges assurés-assurances se font sur la base de documents papier et ne peuvent être intégrés sur le système d’information. Dans ce contexte et devant la croissance du volume de papiers à gérer, la question que se posent, les sociétés d’assurances désormais – outre la question des coûts et délais de traitement- est celle d’améliorer l’information client et les démarches administratives et commerciales vis-à-vis des contrats. C’est pour cela que les cabinets d’assurances utilisent la dématérialisation.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d’informations matériels (souvent papier) par des outils et fichiers informatiques. Cela se traduit par le développement des nouveaux services pour les clients, gain de productivité et limitations des risques d’erreurs et tout cela dans le but d’apporter du confort pour les personnes, en effet elles n’ont pas besoin de se déplacer pour quelconque démarche, soit administrative, commerciale ou autre.
Quels sont les avantages pour les clients ?
Externalisation d’une part de la charge de travail : Il est possible de laisser toute liberté à un client pour aller chercher lui-même, une opération administrative ou un dossier. Ainsi quelque soit l’heure et l’endroit de la journée, le client peut accéder à toute sorte de documents et réaliser la démarche comme il le souhaite. A titre d’exemple, parlons de l’exécution d’un virement par internet où le client passe et valide lui-même son ordre sans que l’employé du cabinet de l’entreprise intervienne.
Sécurité : Lorsqu’on utilise de manière efficiente les nouvelles technologies, ces dernières peuvent permettre de diminuer le risque d’erreur, car toutes les informations sont interfacées via un logiciel de reconnaissance optique des caractères qui va reconnaître des erreurs et tout de suite apporter des solutions aux clients.
Stockage et Archivage : les supports informatiques aident notamment à faciliter le classement des documents, en effet les compagnies d’assurances dématérialisent les dossiers des clients , ce qui permet à plusieurs utilisateurs de pouvoir consulter à distance le même document, même s’ils sont éloignés physiquement.
Qu’est-ce que les clients attendent de la dématérialisation ?
- Pouvoir faire appel à des garanties d’assistance.
- Une attente de règlement rapide des sinistres.
- Des clients prêts à déclarer des sinistres depuis leurs mobile ou ordinateur portable.
- Des clients prêts à utiliser un espace ou dossier personnel mis à disposition par leur assureur.
- Des clients de plus en plus invités à payer leur prime selon des procédures dématérialisées.
Quels sont les avantages pour les entreprises d’assurance ?
Archivage : La dématérialisation supprime totalement l’utilité d’un local dédié à l’archivage ou d’un contrat avec un prestataire.
Valeur marketing : Aujourd’hui les consommateurs attachent beaucoup d’importance à des concepts comme le développement durable, le commerce équitable et la protection de la planète. En effet le fait de mettre en avant un effort écologique pourrait non seulement satisfaire la clientèle existante mais aussi ça pourrait attirer des nouveaux clients et partenaires.
Informatique : Les applications du type « salle courrier dématérialisée » ou « digital mailroom » (scan des courriers papier, capture des fax et mails, tri des documents selon leur nature et contenu ,puis distribution automatique par messagerie vers le bon destinataire) ou les applications "AD/LAD" (scan des flux papier, capture des flux électroniques, classification des documents et lecture automatique des données) aident aux assurances à gagner en productivité, traçabilité et qualité de service.